时间管理的常用技巧

对我们这类终日坐在电脑前的 IT 玩家来说，最大的麻烦就在于有时会在不知不觉中耗掉大半个工作日，所做的工作却并不是多重要，多半是看看新闻，听听音乐，聊天收信写博客之类。也正是为此，我才会挖空心思研究如何让电脑为人所用而不是浪费人的时间。在这个问题上，知识管理 是一方面，它可以帮人快速加工、收藏和定位有价值的信息；时间管理又是一方面，它能够使人按照既定的计划行动，而不是被一件接一件的工作弄得无所适从。

下面的时间管理策略是偶然在一个国外网站上发现的，按照它的原则，我在自己的电脑上制作了一些带提醒功能的任务列表，感觉效果还不错，所以特别拿来同大家分享。

节约时间的一些技巧

1. 制作任务列表

许多人都有自己的任务列表，这里的 5 种列表仅供参考。

“工程” 列表记录大块的工作，如撰写产品性能评论，为轿车安装新轮胎等

“步骤” 列表列举当前正在进行的工程的下一步骤，如阅读研究报告、打电话通知同事参加下周的会议等等

“等待” 列表记录那些需要依赖别人才能完成的活动

“日程” 列表记录那些有时限的任务或具体到某天进行的工作

“即兴” 列表记录那些可以自由安排的工作，如去迪士尼乐园玩

2. 不要陷入收件箱中

收件箱一天只要查看一次就够了，一次只处理一项；在决定如何处理前一项之前，不要去查看后一项；一旦将某一项处理完毕，就不要再回头。

3. 两分钟原则

任何时候遇到两分钟内就能做完的事，立刻将它们做完。

4. 做出每周工作总结

每周五花上一点时间总结本周工作并安排下周的任务列表，处理一些不很紧要的文档和笔记，同时考虑接下来要做的事。

5. 记录时间用在哪里了

如果你没有时间管理的经验，在开始安排计划之前，先花几天记录一下每天都在做什么，花了多少时间。这样你就可以对自己每天把时间花在哪里有一个概念，有什么事情是必须做的，什么事情实际上是浪费了时间。

6. 说不

在合理的时候说“不”可以让你更专心的完成该完成的工作。

7. 现在就做，不要耽误。

不要拖延把两分钟就可以做完的事情，收到的发票现在就放好，用完的工具马上还回去，“待会儿”常常意味着永远。

8. 集中处理

如果你常常琐事成堆，可以找出一段时间，什么别的事情都不做，专心清空你的收件箱。

9. 记录工作日志

将每天完成的工作记录下来，你可能会发现常常需要返回来查询。

10. 采用“四个文件夹”策略

在桌上放四个文件夹，分别标注上“现在就做”、“文档”、“参考材料”和“明天”。

最后有一点需要说明，那就是任何工具跟策略都不会取代人的大脑，无论是知识管理还是时间管理，都需要管理者做一些主动的思考。对于前者，管理者需要考虑选择收藏哪些信息，信息之间的内在联系是什么；对于后者，管理者需要考虑宏观的工作任务和微观的操作细节，以及各项工作之间的优先顺序。更进一步，在任务列表做好后，还需要靠着耐心和习惯将这些任务逐一完成。总起来说，要想不被电脑控制，就得比电脑更有头脑。

来源：fastcompany